Индивидуальные предприниматели по роду своей деятельности нередко сталкиваются с необходимостью ведения кассовой книги. Однако не все знают, что для этого предусмотрена специальная унифицированная форма КО-4. Основные правила ведения документа жёстко регламентированы, поэтому необходимо ясно понимать, как правильно вести кассовую книгу, и в чём заключаются нюансы её оформления в 2024 году.
- Что такое кассовая книга
- Порядок ведения формы КО-4
- Нюансы ведения книги индивидуальными предпринимателями
- Ведение кассовую книгу
- Заполнение записей вручную
- Ведение формы КО-4 с использованием современной техники
- Электронный учёт кассовых операций
- Сколько экземпляров кассовой книги нужно заполнить
- Порядок составления отчётности в ООО и у ИП
- Разрешается ли вносить исправления в форму
- Как прошить
- Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие кассовой книги
- Нарушение по неведению: можно ли избежать ответственности
- Видео для кассира: как правильно вести форму КО-4
Что такое кассовая книга
Кассовая книга — это бухгалтерский документ, с помощью которого организован учёт прихода и расхода денег на предприятии. Она является обязательным атрибутом для всех организаций, где есть касса.
Форма КО-4 была введена в широкое использование в 1998 г. по инициативе Госкомстата РФ. Наличие книги кассовых расходов и приходов требует тщательного мониторинга, потому что этот документ подлежит регулярной проверке специалистов контролирующих инстанций.
Порядок ведения формы КО-4
Для крупных компаний, имеющих несколько отделений, предусматривается ведение отдельных кассовых книг в каждом из них. Иначе говоря, отделение, имеющее самостоятельный баланс, ведёт отдельную книгу.
Для правильности и систематики учёта оригинальные кассовые документы сохраняются в подразделениях. Отчёты в главное управление составляются на основании копий расходных и приходных бланков.
В таких случаях информация об остатках денег в подразделении учитывается в балансовой сводке всего предприятия. То есть отчёты по каждому подразделению заносятся в балансовый отчёт. В сводном балансе фиксируются остаточные денежные средства каждого отделения.
Нюансы ведения книги индивидуальными предпринимателями
В статьях 4.1 и 4.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 г. указано, что для ИП ведение кассовой документации необязательно. Для предпринимателей предусмотрены следующие способы мониторинга кассовой динамики:
- на основе книги учёта доходов, расходов и хозяйственных операций индивидуальных предпринимателей;
- путём контроля физических показателей (п. 9 ст. 346.29 НК РФ).
Ведение кассовую книгу
Титульный лист формы КО-4 следует оформлять по чётко нормированным требованиям. На нём отображаются главные сведения о предприятии: ОКПО — Общероссийский классификатор, наименование компании и год. В случаях индивидуального предпринимательства на титульном листе ко всем прочим данным дополняется Ф. И. О. предпринимателя.
КО-4 заполняется строго в дни, когда происходила выдача или приём денег. Оформление и ведение документации может происходить следующими способами.
Заполнение записей вручную
Рабочий процесс характеризуется тем, что работник заносит в кассовую книгу приход и расход наличных. Если информация не умещается на одном листе, то оформляют строку перенос и ведут дальнейшие записи на новой странице.
По завершении рабочего процесса сотрудник производит подсчёт остатка и расходования денег за рабочий день. Деньги, выделенные для выплат (стипендии, зарплата, авансы, командировочные и т. д.), заносятся в отдельную строку. После проведённых процедур бухгалтер обязан завизировать документ и поставить штамп.
Специалисты, обязаны провести осмотр, пересчёт и сверку на соответствие записей с расходными (РКО) и приходными кассовыми ордерами (ПКО). Наименование и количество ордеров чётко фиксируется в документе прописными буквами. У главного специалиста остаются отрывные бланки и ордера.
Ведение формы КО-4 с использованием современной техники
Современные программы бухучета предусматривают ведение кассовых книг с применением технических средств. Записи проводятся в аналогичном порядке заполнению от руки. В финале рабочего процесса происходит проверка перечня «приходников» и «расходников» (ПКО и РКО).
Для подготовки итоговой отчётности отпечатанные бланки прошивают, нумеруют и визируют подписями должностных лиц организации.
Электронный учёт кассовых операций
В этих случаях обязательно обеспечение гарантий сохранения информации. После подведения подсчётов и проверки документы визируются электронными подписями главных специалистов. В этом случае заполнять кассовую книгу не нужно, сшиваться она тоже не должна.
Сколько экземпляров кассовой книги нужно заполнить
По правилам ведения кассовых операций в РФ вначале выполняется оригинальная запись, затем нужно заполнить дубликат кассовой книги. Оригинал остаётся в организации, дубликат открепляется и выдаётся клиенту. Внешний вид обоих экземпляров должен быть идентичным. Сотрудник, отвечающий за правильное ведение учётной документации кассового оборота, ежедневно в начале рабочего дня или смены отмечает дату и остаточную сумму.
Порядок составления отчётности в ООО и у ИП
Чтобы оформить документ, нужно последовательно проверить следующие важные моменты:
- соблюдение непрерывной нумерации;
- наличие шнуровки;
- наличие подписей должностных работников;
- факт скрепления печатью.
В конце года книга подлежит проверке и утверждению, а новый год начинается с заведения очередной кассовой книги. Чаще всего в небольших предприятиях заводится журнал (примерно на 100 листов). В случае крупного предприятия, где ведутся интенсивные рабочие процессы, одного журнала может не хватить, тогда возможно заведение второго журнала с чётким соблюдением нумерации и правил.
Разрешается ли вносить исправления в форму
В случае допущения ошибочных записей и неточностей в кассовой книге необходимо провести следующие мероприятия по их устранению.
- Составление рапорта об ошибке на имя должностных лиц организации.
- Назначение членов комиссии, состоящей из сотрудников предприятия для исправления ошибок.
- Проведение аннулирования старого отчёта и оформление правильного.
- Проведение исправлений должно проводиться согласно п. 7 статьи 9 Федерального Закона РФ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Допускается перечеркивание одной чертой, так чтобы не создавались затруднения при рассмотрении старой записи.
- Если ошибка произошла в нумерации, то необходимо перечеркнуть ошибочную цифру и сделать запись — аннулировано, с занесением достоверной даты.
Как прошить
Один раз в год все листы кассовой книги прошивают, шнуруют и нумеруют. В конце указываются следующие данные:
- число заполненных листов;
- подпись специалистов: кассира, главбуха и директора;
- печать (штамп) предприятия.
Такие требования были введены согласно постановлению № 8 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учётам кассовых операций и по результатам инвентаризации» Госкомстата РФ от 18. 08. 1998. В мае 2000 г. постановление было пересмотрено и отредактировано. После этого в конце прошитой книги указывается итоговое количество пронумерованных и прошнурованных листов.
Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие кассовой книги
Кассовая книга подлежит систематической оценке по внешнему виду и качеству оформления. Проверку проводят инспекторы из «Отдела оперативного контроля» региональной налоговой службы.
Нарушениями считаются следующие события:
- обнаружение денег, которые были не учтены должным образом. То есть различные поступления и расходования средств должны были оформляться специальными ордерами (ПКО, РКО), но это требование не выполнялось;
- неправильное оформление и использование кассового аппарата.
Для индивидуальных предприятий применение кассы необязательно, но выписывать товарные чеки ИП обязан.
Нарушение по неведению: можно ли избежать ответственности
При выявлении нарушений согласно статьям 15.1 КоАП РФ и 14.5 КоАП штраф составляет в размере 50 000 руб. Штраф на должностное лицо накладывается в размере 4 000—5 000 руб.
Для индивидуальных предпринимателей штраф накладывается как на должностных лиц и варьируется в пределах 5 000 рублей.
Предупреждения вместо штрафа предусматриваются в статье 14.5 КоАП (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Решение о наложении штрафа или предупреждения принимает руководитель налоговой инспекции.
При невыполнении некоторых условий возможность избежать штрафных санкций существует в случаях отсутствия нарушений за последний год работы.
Строгого наказания требуют следующие нарушения со стороны кассира:
- превышение допустимого лимита наличных денежных средств;
- наличие неоприходованных денег, полученных от выручки.
Видео для кассира: как правильно вести форму КО-4
Кассовая книга КО-4 необходима для учёта прибыли и расходов компании. Ведение этого документа является одной из обязанностей бизнесмена. В конце года книгу необходимо сшить.