Чтобы отправить сотрудника отдыхать, кадровому работнику необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Подскажем, как это правильно сделать, когда следует издать соответствующее распоряжение. И также выясним, каков срок хранения этого документа.
- Как оформить приказ о предоставлении отпуска
- В какие сроки издаётся документ
- Образец и правила заполнения приказа на трудовой отпуск
- Как составить правильный приказ на декретный отпуск
- Кто подписывает распоряжение на отпуск
- Исправление ошибок, допущенных при оформлении документа
- Как отменить приказ
- Таблица: как должна оформляться выписка
- Где хранятся приказы на отпуск, срок их хранения
- По какой форме заполнить журнал учёта приказов
Как оформить приказ о предоставлении отпуска
Основанием для издания приказа является заявление работника на предоставление ему одного из видов отпусков. Документ составляется в свободной форме. Главное требование к его содержанию — это указание вида запрашиваемого отпуска, например, ежегодный трудовой или педагогический.
В какие сроки издаётся документ
Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск. Это делается для того, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить ему отпускные.
Образец и правила заполнения приказа на трудовой отпуск
Заполняется документ строго по форме Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для коллектива работников).
Как составить правильный приказ на декретный отпуск
При оформлении приказа на отпуск по беременности и родам нужно не только иметь соответствующее заявление от работника, но и оформленный по всем правилам больничный лист. Чтобы заполнить приказ, достаточно внести в графу Б сведения о длительности отпуска. Все необходимые данные можно взять из предоставленного работницей больничного.
Кто подписывает распоряжение на отпуск
Заверять своей подписью документ имеет право директор компании или другое лицо, которому вменена такая обязанность. Кроме того, документ обязательно подписывается работником, уходящим в отпуск.
Исправление ошибок, допущенных при оформлении документа
В самом приказе ошибки недопустимы. Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.
Как отменить приказ
Уже существующий приказ отменить нельзя. Может быть лишь составлен новый приказ с указанием всех необходимых корректировок.
Таблица: как должна оформляться выписка
| Правила оформления | Требования к содержанию |
| При изложении констатирующей части она цитируется в полном объёме | Как правило, эта часть начинается словом «Приказываю» |
| Из распорядительной части изымается отдельный пункт | Изымаемый пункт должен касаться темы выписки |
Где хранятся приказы на отпуск, срок их хранения
Как и многие другие кадровые документы, приказы должны храниться от 5 до 75 лет. Всё это время они обязаны находиться в специальном архиве. При этом сроки хранения приказов различаются. В течение 5 лет нужно сохранять следующие виды:
- о предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска;
- о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
- об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
- о предоставлении учебного отпуска.
Приказы по личному составу нужно хранить 75 лет. Перечень приведён ниже:
- о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
- о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
- о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы.
По какой форме заполнить журнал учёта приказов
По правилам кадрового делопроизводства все приказы обязательно фиксируются в соответствующих журналах. В журнал учёта приказов на отпуск вносятся документы со сроком хранения 5 лет, а в журнал регистрации приказов по личному составу — документы, хранящиеся 75 лет. Заполнять и те, и другие необходимо по мере издания очередного распоряжения.
Законодательно утверждённой формы журнала регистрации приказов нет, каждая компания разрабатывает этот документ самостоятельно. Пример заполнения основного раздела журнала приведён ниже.
Перед тем как отправить работника в отпуск, следует оформить соответствующий приказ. Как правило, основанием для этого является собственноручно написанное заявление сотрудника на предоставление ему отпуска. Заполняется документ строго по форме Т-6 или Т-6а (её выбор зависит от числа работников, отправляющихся на отдых).
