По законодательству любое предприятие может иметь несколько структурных подразделений, удалённых от головного предприятия. Это филиалы, представительства или любые другие обособленные подразделения. Некоторые из них оказываются нерентабельными, в связи с чем руководство компании принимает решение об их закрытии. Это непростая процедура, поскольку каждое подразделение имеет отдельный баланс и выплачивает персоналу зарплату. Рассмотрим пошаговое руководство, помогающее правильно закрыть обособленное подразделение.
- Что такое обособленное подразделение компании
- Причины закрытия ОП
- Как ликвидировать «обособку»
- Утверждение решения о закрытии
- Комиссия по ликвидации филиала
- Внесение изменений в устав ООО
- Оповещение налоговой инспекции и всех фондов
- Нужны ли уведомления кредиторам
- Как закрывать ОП в другом городе
- Какие документы необходимы
- Отчёты для сверки по НДФЛ и по НДС
- Увольнение сотрудников
Что такое обособленное подразделение компании
Обособленное подразделение (ОП) может находиться в другом населённом пункте либо в том городе, где расположено головное предприятие. В другом месте может быть открыто несколько филиалов с общим либо отдельным балансом.
Подразделение, которое имеет отдельный баланс закрыть намного труднее. Это длительная многоэтапная процедура. Если же ОП не имеет выделенного баланса, руководство предприятия может его закрыть, не сообщая об этом кредиторам и не отправляя уведомления во все инстанции. Задокументированное отделение проходит все этапы закрытия, в том числе и расчёт ликвидационного баланса.
Причины закрытия ОП
В отличие от филиалов и представительств, отделения, которые не имеют такого статуса, подлежат ликвидации как по инициативе головной компании, так и вопреки её решению. Например, в качестве инициатора может выступить арендодатель, если подразделение арендует складское помещение. Если от него приходит уведомление о расторжении договора и требованием освободить арендуемое помещение к какой-то определённой дате, организации придётся искать новый объект для аренды, чтобы перевезти туда имущество и решить вопросы с персоналом — перенаправить их на другое место либо уволить. Новый склад может находиться под ведомством другой налоговой инспекции. В таком случае придётся закрыть обособленное подразделение и открыть его снова.
Ликвидация может быть добровольной и принудительной. Главное основание для добровольной ликвидации — решение учредителей.
Причины для ликвидации структурного подразделения могут быть разные:
- истечение срока, на который создавалось обособленное подразделение;
- цель, для которой создавалось обособленное подразделение, достигнута;
- конфликт интересов головного предприятия;
- другие противоречивые обстоятельства, ведущие к ликвидации.
Принудительную ликвидацию назначают только по решению суда на основании ст. 61 ГК РФ.
Как ликвидировать «обособку»
Если руководство компании приняло решение о том, что подразделение должно быть ликвидировано, нужно действовать по следующей инструкции.
Утверждение решения о закрытии
Это может сделать директор компании или акционеры на общем собрании. Поскольку зачастую из-за неверного оформления документы возвращают, это дело лучше доверить специалистам.
Комиссия по ликвидации филиала
Как правило, комиссии создают предприятия с большим штатом сотрудников. Их формирование происходит на основании приказа директора. В комиссию входят:
- юрист компании;
- бухгалтер;
- специалист по кадрам.
Внесение изменений в устав ООО
После того как устав компании будет изменён, все документы, в том числе и заявление по форме Р13001 пересылают в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. К ним нужно приложить квитанцию об оплате государственной пошлины. Регистрация проводится на протяжении пяти рабочих дней. Иногда эти сроки нарушаются из-за неправильного оформления документов.
Оповещение налоговой инспекции и всех фондов
Для снятия с учёта в ИФНС обособленного подразделения необходимо заполнить заявление по форме № 1–4-Учёт. Эта процедура занимает не более 10 рабочих дней. Если назначена выездная проверка, срок увеличивается. После того как вы получите документы, необходимо сообщить о закрытии в налоговую инспекцию, где поставлен на учёт главный офис. Кроме того, нужно отослать уведомления и в другие инстанции — пенсионный, страховой фонды и в службу занятости. Эти документы могут быть составлены в свободной форме.
Нужны ли уведомления кредиторам
Перед тем как приступить к ликвидации, необходимо отправить письменные уведомления кредиторам. Это можно сделать заказным письмом или вручить документ лично. Если вы отправляете уведомление курьером, после его получения кредитор должен поставить свою подпись.
Уведомите кредиторов о ликвидации ОП в письменном видеКак закрыть счёт в банке
После того как вы оформите документы и сообщите во все инстанции о ликвидации подразделения, нужно закрыть счёт в банке. Если подразделение числилось на одном счёте с головным предприятием, закрывать счёт не нужно.
Как закрывать ОП в другом городе
Иногда компании предоставляют работу в других регионах, но в документах это не числится. Такое подразделение нельзя считать филиалом или представительством. В таком случае закрыть отделение намного проще.
Руководитель издаёт приказ, в котором юридически заверяет закрытие подразделения. Кроме того, нужно оповестить налоговую службу. Порядок оформления документов и сроки остаются таким же, как при закрытии зарегистрированного филиала.
Какие документы необходимы
Пакет документов, которые нужно предоставить для закрытия подразделения, выглядит следующим образом:
- решение о закрытии филиала или представительства и внесении изменений в устав;
- сам устав в новой редакции или изменения к нему в двух экземплярах;
- заявление № Р13001;
- квитанция об уплате госпошлины;
- уведомление по форме С-09–3-2
Все эти документы нужно отнести в органы, занимающиеся регистрацией. Здесь будут внесены изменения в ЕГРЮЛ, а сведения о том, что филиал будет ликвидирован, отправят в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. После этого сведения отправляют по месту регистрации обособленного подразделения.
Следует помнить о том, что в регионах регистрацию и учёт выполняют в одном и том же учреждении. Все документы нужно отправить в инспекцию в течение 3 рабочих дней с момента принятия решения о закрытии подразделения.
Отчёты для сверки по НДФЛ и по НДС
По месту регистрации филиала должен перечисляться налог, который удерживают из зарплаты сотрудников. Если работник уволен по причине закрытия отделения или переведён в другое место, налог, который перечисляется через местную налоговую инспекцию, удерживают из зарплаты, начисленной на новом месте. Правильность удержания налогов можно проверить, потребовав справку №2-НДФЛ, но местная налоговая инспекция не имеет права этого делать. Такие сведения подаются по месту учёта организации по итогам минувшего года. Минфин в письме от 03.12.2008 г. № 03–04–07–01/244 указывает на то, что обособленные подразделения не обязаны подавать по месту учёта справки по форме № 2-НДФЛ.
Если происходит ликвидация обособленного подразделения, авансовые платежи за следующие отчётные периоды, а также налог за текущий период можно не производить по бывшему местонахождению. Организация предоставляет уточнённые декларации за последний перед закрытием отчётный период. В них можно снять авансовые платежи в бюджет по месту регистрации подразделения и увеличить платежи в бюджет региона, где находится головная компания. Минфин говорит о том, что обособленные подразделения могут подавать по месту учёта справки по форме № 2-НДФЛ.
Например, вы закрыли подразделение после срока уплаты платежей за последний квартал. В таком случае в уточнённой декларации можно снять авансовые платежи по не наступившим срокам и увеличить сумму платежа по организации, без подразделений, входящих в её состав.
Увольнение сотрудников
Если головное предприятие и филиал расположены в одном регионе, увольнение сотрудников можно оформить как сокращение штата. Учитывая состояние здоровья работников, некоторым из них нужно предложить другие вакансии.
Структурное подразделение, удалённое от головного предприятия, закрывается так же, как и обособленное подразделение, расположенное в одном городе с основной организацией. Процедура отличается только порядком увольнения сотрудников. Если закрываемая структура не находится в одном городе с основным предприятием, работников предупреждают за два месяца до закрытия, но вакантные места им не предлагают.
Увольнение сотрудников происходит с учётом соответствующих положений Трудового кодекса.
Если подразделение прекращает свою деятельность, контракт с работниками должен быть расторгнут.
Каждый сотрудник должен быть оповещён об увольнении за 2 месяца до ликвидации подразделения. Это необходимо делать под расписку. Кроме того, предприятие обязано выплатить выходное пособие. Его размер не должен быть меньше, чем средний месячный заработок. Деньги выплачивают в период поиска работы, но не позже чем в течение двух месяцев после увольнения.
Руководитель предприятия обязан уведомить работников о наличии вакансий, подходящих под их квалификации, если таковые имеются в головной компании. Кроме того, он должен сообщить и о тех вакансиях, которые требуют более низкую квалификацию. На это предложение работник должен ответить письменно.
О предстоящей ликвидации подразделения необходимо сообщить в службу занятости. К сожалению, многие компании упускают из виду этот важный момент и встают перед необходимостью платить по этой причине штрафы.
Процесс ликвидации обособленного предприятия требует углублённых знаний законов и опыта в юридической сфере. Чтобы правильно закрыть ОП, необходимо своевременно сдавать соответствующую отчётность. Если вы никогда не сталкивались с такой процедурой, придётся изучить нормативные акты по этому вопросу.
