Несмотря на то что процедура приёма на работу начинается вовсе не с приказа — для начала работник предоставляет в кадровую службу пакет необходимой документации, затем заключается трудовое соглашение — этот распорядительный документ всё же представляется отправной точкой трудовой деятельности сотрудника в организации. Посредством издания этого документа наниматель выражает свою волю о приёме гражданина на работу и доводит её до всех заинтересованных членов трудового коллектива.
- Понятие и правовое регулирование издания нанимателем приказа о приёме на работу
- Правила оформления распорядительного документа о приёме сотрудника
- Форма приказа + как заполнить на примере образцов
- Структура и содержание распорядительного документа
- Ознакомление работника с распорядительным документом о приёме
- Сроки издания, хранения и регистрация приказов
- Как сделать выписку из приказа о приёме на работу
- Изменение, отмена и изготовление дубликата
Понятие и правовое регулирование издания нанимателем приказа о приёме на работу
Требование об оформлении приёма на работу гражданина посредством издания распорядительного документа (приказа) содержит ст. 68 ТК РФ. Согласно нормам, содержащимся в этой статье, бумага составляется на основании заключённого с принимаемым лицом трудового контракта.
Приказ — распорядительный документ, составленный от имени нанимателя, подписанный уполномоченным давать соответствующие распоряжения лицом и содержащий указание относительно зачисления гражданина в штат работников — на определённую должность на условиях, соответствующих условиям заключённого с ним соглашения.
Правила оформления распорядительного документа о приёме сотрудника
Форма приказа + как заполнить на примере образцов
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены две формы распорядительного документа о приёме на работу:
- Т-1 — применяется для оформления приёма одного сотрудника;
- Т-1а — используется, когда одновременно принять требуется несколько работников.
С 2013 года закон не запрещает нанимателям разрабатывать собственные формы приказов о приёме на работу. Однако документ в любом случае должен содержать те же сведения, что предусмотрены унифицированными формами.
Структура и содержание распорядительного документа
Структура приказа включает в себя следующие элементы:
- Наименование организации и код ОКПО располагаются в правом и левом верхних углах соответственно.
- Ниже проставляется дата документа и его номер, присваиваемый при регистрации (как правило, регистрируют документ уже после его подписания, поэтому поле «номер» заполняется в последнюю очередь).
- Наименование документа — «приказ», и основное распоряжение — «принять на работу» унифицированная форма содержит по умолчанию
- Далее следует заполнить поля — «дата начала и окончания работы» (в случае, если работник принимается на неопределённый срок нижняя графа не заполняется).
- Фамилия, имя собственное и отчество лица, принимаемого на работу, вносятся в документ в соответствии с данными паспорта.
- Табельный номер может быть присвоен работнику и после составления.
- Должность и структурное подразделение указываются в соответствии со штатным расписанием компании. Если сотрудник будет работать в филиале, в этой же графе следует указать его наименование и адрес.
- Графа «условия и характер работы» подразумевает указание на особые условия труда: совместительство, временный или сезонный труд, замещение отсутствующего работника, разъездной характер работы и т. д.
- В приказе в обязательном порядке должен быть указан размер оклада или другой расчётной единицы заработка сотрудника, а также размер надбавки к окладу, если таковая предусмотрена локальными НПА организации.
- Если трудовой договор, заключённый с сотрудником, содержит условие об испытании, оно также должно быть отражено в бумаге с указанием срока.
- В графе «основания для издания приказа» указываются реквизиты заключённого с лицом контракта.
- Документ подписывается руководителем компании или другим лицом, уполномоченным от её имени принимать на работу сотрудников.
- Обязательный элемент бланка — отметка об ознакомлении с документом сотрудника, в отношении которого он издан.
Ознакомление работника с распорядительным документом о приёме
Ознакомление сотрудника с приказом, как отмечалось, должно произойти не позднее трёх дней с момента фактического начала работы. Сотрудник при этом должен полностью прочитать документ и уяснить его суть. Затем он собственноручно проставляет подпись и дату под документом.
Сроки издания, хранения и регистрация приказов
Законодатель определяет чёткую последовательность действий наниматели при приёме работника: сначала заключается контракт, а затем на его основании издаётся распорядительный документ. Нарушение этой последовательности — прямое нарушение трудового законодательства. При этом даты заключения контракта, издания приказа и фактического начала работы могут не совпадать. Если же говорить о конкретных сроках, то Трудовой кодекс содержит лишь указание на то, что с документом сотрудник должен быть ознакомлен не позднее трёхдневного срока с той даты, когда он приступил к исполнению трудовой функции.
Приказы в организации регистрируются в специальном журнале, нумерация в котором начинается заново с началом каждого нового календарного года.
Так как приказ о приёме относится к категории распоряжений по личному составу, срок хранения таких документов установлен в 75 лет (Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, утв. Росархивом 6.10.2000).
Как сделать выписку из приказа о приёме на работу
Выписка из приказа — документ, содержащий краткую выдержку из приказа (отдельный пункт). Как правило, выписку требует сторонняя организация с целью подтверждения факта трудоустройства гражданина, его должности либо других сведений, содержащихся в документе о приёме на работу.
Выписку из приказа о приёме на работу может затребовать государственный орган (например, территориальное подразделение Пенсионного фонда) в целях подтверждения данных, необходимых для назначения гражданину пенсии. Общий срок предоставления выписки по запросу — 3 дня с момента получения соответствующего запроса.
Помимо функции подтверждения актуальной для запросившего лица информации выписка обладает свойством сохранять в тайне те сведения, которые к делу отношения не имеют. К примеру, если приказ о приёме на работу составлен одновременно в отношении нескольких лиц, а выписку необходимо сделать только для одного из них, сведения об условиях труда других работников, как служебная информация, не будут без надобности распространены за пределы компании. В этом и заключается основное отличие рассматриваемого документа от заверенной копии приказа.
Выписка из приказа должна содержать следующие элементы:
- наименование компании;
- наименование документа — выписка;
- дата и номер основного документа — приказа;
- актуальный фрагмент основного документа (воспроизводится в точном соответствии тексту и оформлению приказа);
- должность, Ф. И. О. подписавшего приказ лица (вместо его подписи ставится отметка «Подпись»);
- заверяющая выписку отметка — «Выписка верна», должность, Ф. И. О. и подпись уполномоченного лица;
- на заверительную отметку ставится печать организации.
Выписки, используемые внутри организации, могут заверяться подписью сотрудника службы по работе с персоналом и печатью этого структурного подразделения.
Изменение, отмена и изготовление дубликата
Нередко на практике возникает необходимость внести изменения в уже существующий приказ о приёме на работу (к примеру, вследствие обнаруженной технической ошибки).
При внесении в приказ о приёме на работу изменений следует помнить, что условия труда, отражённые в приказе, должны строго соответствовать условиям заключённого трудового соглашения. Если условия трудового договора также не соответствуют действительным намерениям сторон, в документ следует внести соответствующие изменения путём заключения дополнительного соглашения.
Изменения в распорядительный документ о приёме на работу вносятся посредством издания нового приказа в свободной форме, где следует указать:
- причину, обусловившую необходимость внесения изменений (например, техническая ошибка, опечатка и пр.);
- непосредственно суть изменений («заменить формулировку «1» на формулировку «2»» с указанием пункта приказа, в который следует внести изменения).
Статья 61 ТК РФ предусматривает возможность аннулирования трудового соглашения, заключённого с работником, а соответственно, и отмену приказа о его приёме на работу в случае, если к выполнению трудовой функции он не приступил, не предоставив при этом подтверждения уважительности причин отсутствия.
Приказ об отмене распорядительного документа о приёме на работу составляется в свободной форме с указанием причин и правового основания (ч.4, ст. 61 ТК).
В случае утери бумага должна быть обязательно восстановлена на основании имеющихся в наличии данных: сведений из регистрационного журнала, копий приказа, хранящихся в бухгалтерии и личном деле сотрудника. Дубликат приказа по возможности подписывается лицами, на момент приёма подписавшими оригинал. При отсутствии возможности восстановить подпись об этом составляется акт в свободной форме.
Распоряжение о приёме на работу — один из важнейших документов, относящихся к категории приказов по личному составу. На протяжении ещё 75 лет этот документ должен хранится в архиве предприятия, и при необходимости именно он сможет подтвердить факт трудоустройства работника.