Отражение больничных в НДФЛ-6: рекомендации налоговиков и советы опытных бухгалтеров

Выплата больничных физическому лицу всегда отображается в налоговых декларациях. Но не все специалисты знают, как грамотно отразить больничные в НДФЛ-6. Выясним, какие существуют основные правила заполнения формы. Разберёмся, чем отличается отражение в банке листков нетрудоспособности, отпускных и прочих выплат.

Что такое НДФЛ-6

6-НДФЛ — это специальный отчёт с указанием начисленных, удержанных или уплаченных налогов. Заполнение этой формы происходит согласно постановлению ФНС Российской Федерации от 14 октября 2024 года N ММВ-7–11/450. Ведение отчётной документации по 6-НДФЛ происходит с 1 января 2024 года.

В какой форме работодатель должен сдавать декларацию

У предприятий с количеством работников менее 25 человек отчёты принимаются на бумаге, для остальных компаний введено требование — предоставление данных строго в электронном варианте специального формата. Такое решение относительно представления налоговых деклараций было принято ещё 2 апреля 2002 года № БГ — 3 – 32/169 Министерством РФ по налогам и сборам.

Ниже представлен образец заполнения 6-НДФЛ.

Когда больничный облагается подоходным налогом

П.1 статьи 217 Налогового кодекса РФ гласит, что каждый работник обязан выплачивать налог на доходы физических лиц.

С каких выплат не должны браться налоги

Различают следующие случаи, когда налоговые сборы не взимаются:

• болезнь служащего, травмы, несчастные случаи;
• уход за детьми — инвалидами;
• в случаях беременности или родов.

Обратите внимание: поскольку пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается, то и в 6-НДФЛ не отражается.

С каких доходов принято исчислять НДФЛ

Налоговые сборы обязательны в следующих случаях:

• с выплат по болезни;
• с иностранцев (Беларусь, Армения, Казахстан), работающих в России;
• бюллетени рабочих, временно проживающих в России.

В решении вопросов о больничных листах с иностранными работниками следует учитывать принимать во внимание, являются ли они налоговыми резидентами России. В случаях отработки на предприятии более 6 месяцев иностранец получает пособия, облагаемые налогом (13%), в остальных случаях с пособия будет высчитываться 30% налога.

Налогообложение пособий по беременности и родам

Для определения суммы оплаты декретного отпуска необходимо грамотное заполнение документа, выданного медицинской организацией. Больничный лист по беременности и родам оформляется на специальном бланке формата А4 с водяными знаками, индивидуальной серией, штампом поликлиники и подписью врача. Все бюллетени проходят строгий учёт и имеют регистрационный номер.

Заполнение этого документа происходит на тридцатой неделе беременности, исключением является факт многоплодной беременности, который предполагает выход в декрет на двадцать восьмой неделе. Сроки нетрудоспособности устанавливает медицинское учреждение. На сегодняшний день стандартным сроком считается период 70 дней до родов и 70 дней после родов. При возникновении сложностей со здоровьем матери предусматривается увеличение послеродового срока примерно на 16 дней.

Работнику, решившему усыновить ребёнка, положен декретный бюллетень. Сроки устанавливаются аналогичным образом.

На сегодняшний день комплекс необходимых документов контролируется следующими нормативными актами:

• Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ;
• Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 июня 2011 г. N 624 н;
• Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 апреля 2011 года N 347 н;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2007 г. N 375;
• Федеральный закон от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ.

Листы нетрудоспособности по ГПД

В 2011 году были пересмотрены некоторые положения бюллетеней служащих по гражданско-правовому договору (ГПД). Служащие по ГПД не пользуются соц. пакетом услуг, предусмотренным Трудовым кодексом РФ. Это связано с тем, что люди, работающие по ГПД, не застрахованы в Фонде социального страхования. Соответственно, они не выплачивают взносы и не могут претендовать на оплату больничных.

Обложение налогом больничных за счёт ФСС

Фонд социального страхования оплачивает больничные в следующих ситуациях:

• травмы, полученные на предприятии или в быту;
• при болезни;
• по уходу за детьми (до 15 лет), иногда до 18;
• восстановление после операции;
• декретный отпуск.

Ошибки в заполнении больничного: что делать

При возникновении сомнений в подлинности документа о нетрудоспособности работодатель отправляет подозрительный больничный в ФСС. Фонд проводит тщательную проверку и контроль. В случаях сомнений в подлинности документа работодатель может провести любые из перечисленных ниже мероприятий.

1. Написать обращение в медицинское учреждение, завизировавшее документ нетрудоспособности.
2. Совершить телефонный звонок и опросить сотрудников для утверждения правильности регистрационного номера листа нетрудоспособности.

Правильный расчёт выплат по больничному листу производится с учётом следующих факторов:

• период страхования работника;
• стаж работы;
• соблюдение режима лечения;
• срок нетрудоспособности.

Таблица: коды декларации

Код	Назначение
010	Налоговая ставка.
020	Прибыль, облагаемая налогами.
030	Сумма вычетов; здесь же указываются доходы, которые не облагаются налогами.
040	Сумма налога, которая рассчитывается по следующей формуле: Сумма = (020 – 030) х 010; 020, 030, 010 — это показатели, указанные выше.
040	Дивиденды.
045	НДФЛ.
050	Выплаченные авансы.
060	Число сотрудников, доход которых подлежит налогообложению.
070	Общая сумма сбора.
080	Начисленная сумма сборов.
090	Сумма налога, возвращённая в соответствии со статьёй 231 НК РФ.

Какая информация должна отражаться в 6-НФДЛ

В 6-НДФЛ отражается оплата по листам нетрудоспособности, облагаемая налогом.

В раздел «Обобщённые показатели» следует внести итоговые данные о количестве работающих, сумме выплаченных им доходов, а также суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Заполнять необходимо перечисленные ниже строки.

Таблица: как заполнить 6-НДФЛ, чтобы показать больничные и удержания по ним

Код	Действие	Срок выполнения	Соответствующая норма в НК РФ
020	Начисляем доход	В день выплаты	Ст. 223
040	Исчисляем НДФЛ	В день выплаты	П. 3 ст. 226
100	Работник получает деньги	В день выплаты	Ст. 223
070, 110	Удерживаем НДФЛ	В день выплаты	П. 4 ст. 226
120	Перечисляем НДФЛ в бюджет	Последнее число месяца, когда выплачены средства	П. 6 ст. 226

Сроки сдачи расчёта в 2024 году

В 2024 году установлены следующие сроки сдачи формы 6-НДФЛ:

• 1 квартал — не позже 2 мая;
• Полугодие — 31 июля;
• 9 месяцев — 31 октября;
• За год — не позднее 2 апреля 2024 г.

Какие могут начисляться штрафы

Заполнение отчётности по форме 6-НДФЛ требует предельной сосредоточенности и внимательности. Искажение данных может повлечь за собой весьма серьёзные санкции для представителей бизнеса.

При просрочке до 1 месяца штрафные санкции составят 1 тыс. рублей. Плюс ещё 1 тыс. рублей за каждый последующий месяц просрочки. Предусмотрено и наказание за ошибки в 6-НДФЛ: за недостоверные данные назначается штраф в размере 500 рублей.

Больничные, с которых удерживается подоходный налог, необходимо отражать в НДФЛ-6. Заполнять эту декларацию в настоящее время можно как от руки, так и в электронном виде. Чтобы избежать штрафов за искажение формы, следует правильно высчитывать налог, а также верно отражать его начисление и перечисление.