Вкладыш в трудовую — легко!

Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе. Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. Этим мы и займёмся, а также приведём образец документа.

Что это за документ?

Изменения в законодательстве Российской Федерации никто не отменял. И мы тоже, чтобы не отставать от жизни, его почитаем.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16.04.2003 225 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2016). Актуально в 2025 году.

Что же мы выяснили:

• Понятно, что не из праздного любопытства мы решили завести такой вкладыш. И в законе тоже написано, что заводите его в случае необходимости. Что ж, негусто. Едем дальше.
• Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны. Не столь важно, если там уже что-то написано. Напишите данные или поставьте штамп в любом другом месте, не перекрывая другие записи.

Закон то мы разобрали, а как до практики, то сразу куча вопросов. Это мы уже проходили, поэтому поделимся опытом во благо кадровика.

Кто виноват?

И чтобы не дошло до такого вопроса, внимательно почитаем должностную инструкцию инспектора по кадрам. Скорее всего, именно вам, наш многоуважаемый кадровик, и придётся заняться решением вопроса о вкладыше в трудовую книжку. Только руководитель решает, кто будет ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей к ним. Соответственно, такая ответственность закрепляется приказом директора с ознакомлением всех заинтересованных лиц.

Вкладыш в трудовую книжку — бланк строгой отчётности. Поступление вкладышей в организацию отмечается в специальной прошнурованной, пронумерованной и скреплённой печатью и подписью руководителя книге («Книга учёта бланков строгой отчётности»). Заполняется она вручную.

Просто замечательно, если в сейфе организации вы обнаружите такие нужные вам вкладыши в трудовую. Но, проведя ревизию, вы наблюдаете обратную картину. Внимание, следующий вопрос.

Что делать?

Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Утверждено приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Самостоятельное изготовление и сбыт подобных бланков серьёзно преследуется и карается по закону.

Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно. При себе иметь следующие документы:

• Доверенность на приобретение;
• Копия документа об оплате (около 200 рублей за 1 вкладыш);
• Печать организации, если забирает руководитель;
• Паспорт того, кто забирает бланки.

Вот, наконец-то, долгожданные бланки у вас на столе. Следующий шаг: делаете запись в ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ для всех организаций книгу «Приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладышей к ней». Стоит повториться, что эта книга нумеруется, прошивается, скрепляется печатью руководителя и его же подписью. Подлежит длительному хранению (25 лет).

Не обойдём вниманием и такую книгу «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Тщательно и внимательно разносим все данные. Внутренний интерфейс книг достаточно прост для новичка.

Обе эти книги утверждены Министерством труда РФ, формы их приведены в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приложение N 1
к постановлению Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. N 69.

Актуально на 2025 год.

Участие работника в оформлении вкладыша.

Итак, работнику попросили подойти в кадровую службу. Усаживайте его писать заявление по такой форме.

Директору / главному бухгалтеру ОАО/ОДО/ООО/ЗАО «____________» П.П. Лисицыну от __________________________(Ф. И. О. заявителя) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку по причине завершения раздела «О награждениях». Обязуюсь возместить расходы на приобретение вкладыша в трудовую книжку организацией в размере _____рублей _____ копеек. «______»_____________________ ____________________________ (подпись с расшифровкой)

Теперь работнику останется только оплатить стоимость бланка. Оплата производится либо наличными в кассу организации/на её расчётный счёт, либо вычтется при расчёте с работником по заработной плате/другим выплатам. Заметим, что никто не отменял выдачу вкладыша бесплатно.

Подготовьте соответствующий приказ руководителя о вычете с работника за вкладыш в трудовую книжку для главного бухгалтера организации. Не забудьте ещё про один приказ директора: о выдаче вкладыша в трудовую книжку для конкретного работника.

Пусть кадровика не смущает тот факт, что трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку разных образцов. Трудовая книжка у работника может быть ещё со времён СССР, а вкладыш вшивается актуального образца.

Нечасто, но бывают такие случаи, когда в трудовую книжку вшиваются несколько вкладышей. Благо, что их количество для одного и того же работника законом не ограничено. Это, конечно же, чудесно, что такой заслуженный работник работает именно в вашей организации. Но тут встаёт другой вопрос.

Как вшить в трудовую книжку?

Вкладыш надо будет именно вшить, а не вклеить. Сколько бы вы ни доказывали руководству, что курсы кройки и шитья кадровику проходить не обязательно, рано или поздно вы их пройдёте, закрепляя вкладыш в трудовую книжку.

Советуем воспользоваться рекомендациями по вшиванию вкладыша:

• Ищем шило, иголку и толстые синтетические нитки.
• Открываем последнюю страницу трудовой книжки. Размещаем вкладыш между последней страницей и обложкой. Вкладыш при этом открываем посередине.

  

• Приступаем к проколу отверстий (5 штук). Крепим к обложке трудовой книжки.

  
• Сшиваем трудовую книжку и вкладыш к ней в местах проколов.

  
• Нить в конце должна выйти внутри пришитого вкладыша. Делаем узелок на 2–3 узла. Аккуратно отрезаем длинную часть нити, оставляя 1 см.

Проверяем, надёжно ли пришито.

Оформление вкладыша (с образцом)

Подготовка к оформлению (вшивание вкладыша и запись в трудовой книжке) прошла успешно. Теперь займёмся оформлением самого вкладыша.

• Проводим нумерацию всех страниц вкладыша со следующего номера, на котором закончились страницы в трудовой книжке. В общем, продолжаем по порядку. Это касается и того редкого случая, когда вшивается уже второй вкладыш.
• Сверяем, правильно ли заполнены данные паспорта работника.
• Вписываем сведения из документа об образовании.
• Тот, кто заполнял вкладыш на титульном листе, тот и ставит подпись как ответственное лицо.
• Обязательно дайте работнику поставить подпись.

Списываем вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку признают испорченным по различным причинам. Но факт остаётся фактом — такой бланк надо списать и обязательно уничтожить.

Единолично это делать не стоит. Правильным будет создать комиссию, состоящую из трёх человек. Обязательно включать в состав такой комиссии руководителя.

Действия комиссии:

• Издаётся приказ руководителя о создании комиссии для списания бланка строгой отчётности. Все члены комиссии ознакамливаются с приказом и ставят свою подпись.
• Оформляется акт списания вкладыша в трудовую книжку.
• Обязательное уничтожение списанного вкладыша в трудовую книжку.

Составление акта о списании непригодных вкладышей в трудовую книжку

Акт о списании включает следующие пункты:

• Утверждается нанимателем или лицом, его замещающим. Ставится дата, подпись скрепляется печатью.
• Указываются все члены комиссии, принимающие участие в списании.
• Отмечается в какой организации списывается какое количество бланков, указывается причина списания.
• Обязательно перечисляется серия и номер каждого списываемого бланка.
• Способ уничтожения — сожжение.
• С чьего ведома бланки уничтожаются (указывается полное наименование нанимателя).
• В конце документа все члены комиссии ставят подпись напротив своих фамилий.

Перечень нормативных документов, которые регулируют правильное списание и уничтожение бланков строгой отчётности:

• Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках (вместе с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку)».
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
• Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 № 5140–17 «О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ».

В случае порчи вкладыша в трудовую книжку работником оплата производится последним. А если это сделает представитель организации, то, скорее всего, расходы спишутся самой организацией. Всё, конечно же, в разумных пределах. Если кадровик поставит порчу вкладышей на поток, то с него и спросят убыток.

Ответственность за неправильное оформление

Все ошибки, типичные для ведения трудовой книжки, характерны и для вкладыша в неё. И ответственность подразумевается одинаковая.

Как неприятно бы не было, признавать ошибки нужно своевременно.

У вас же самих будет ого-го какой камень на душе, если вы подошьёте вкладыш в трудовую, потом его тихонько испортите. И будете смиренно ожидать грядущего наказания.

А наказание неминуемо наступит при проверке кадровой службы теми же службами по охране труда. Всё: штраф! Который, между прочим, заплатит кадровик. Ведь он лицо ответственное!

Делаем вывод: испортили — исправили. Чаще всего бланк вкладыша требует замены на новый.

Типичные ошибки при заполнении

Постараемся подстелить вам соломку. Часто совершают следующие ошибки:

• Приём на работу: укажите дату внесения записи, название структурного подразделения, должность и специальность.
• Сокращение записей неприемлемо.
• Избегайте зачёркиваний и написание сверху зачёркнутого верных сведений. Грамотно поступают так: ничего не зачёркиваем. Ставим следующий порядковый номер записи ниже. Пишем строку «запись такая-то недействительна». Ставим следующий порядковый номер ниже и заполняем актуальные сведения.
• Если работник помимо основной работы трудится ещё где-то по совмещению, то вносит изменения во вкладыш трудовой книжки только кадровик на основной работе. Естественно, для этого ему приносят официальные документы.
• Отдельный вопрос — оформление перевода сотрудника в пределах одной организации. Запоминаем: печать и подпись руководителя тут не ставятся. А ставятся они только при оформлении на работу и увольнении с работы.
• Пункт не совсем по теме, но важный. Отдавайте трудовую книжку со вшитым вкладышем работнику день в день при увольнении с распиской о вручении. Сделав именно так, вы убережёте себя и организацию от кучи ненужных вам проблем и штрафов.

Ответственность за неправильное заполнение вкладыша в трудовую книжку бывает дисциплинарной (наказывают конкретное виновное лицо) и административной (штраф накладывают на организацию). Если вина конкретного сотрудника будет доказана, то взыскание будет административным. Сумма штрафа при этом ниже в несколько раз. Опять же, размер штрафа рассматривается сугубо индивидуально в зависимости от тяжести вины ответственного лица.

Предложенная статья наиболее полно раскрывает все нюансы обращения со вкладышами в трудовую книжку. Остаётся только пожелать специалисту по кадрам быть предельно внимательным к заполнению всех разделов вкладыша. Тем самым вы сэкономите время на устранение возможных казусов.

Удачи и лёгкой руки!