Кассовый аппарат для ИП и ООО при УСН — все аспекты вопроса

Любой вид бизнеса не обходится без оборота наличных денег. Их движение контролируется со стороны государства, оно напрямую связано с уплатой налогов. Для автоматизации этого процесса введены современные устройства — контрольно-кассовые аппараты. Их использование осуществляется по установленному порядку. Выясним, есть ли какие-то особенности применения кассовых аппаратов ИП, находящимися на УСН, в 2024 году.

Назначение кассового оборудования

ККТ представляет собой прибор, оснащённый электроникой, в нём есть клавиатура, экран, печатающий механизм. Ещё одним важным элементом является фискальная память, которая не должна изменяться от момента регистрации.

Используя в работе кассовые приборы, предприниматели различных форм бизнеса, в частности, ООО и ИП, должны выполнять различные действия.

1. Осуществлять денежные расчёты с клиентом через зарегистрированный ККА.
2. Обязательно выдавать клиенту чек.
3. Вести учёт применения ККМ в специальном журнале.
4. Хранить всю информацию, связанную с работой на ККА, в течение установленного периода.
5. Отчёты по использованию этого устройства подавать в отделение ФНС каждый месяц до 5 числа.
6. Реализовывать товар только при наличии ценника с указанием кода товара, соответствующего кодировке в ККМ.

Конструкция этого устройства сложна, но процесс обращения с ним довольно прост. ККМ способна выполнять одновременно до 6 операций.

• Введение данных о товаре.
• Синтез информации о параметрах каждой товарной единицы.
• Введение суммы полученных от покупателя денег.
• Мгновенный подсчёт сдачи.
• Распечатка чека.
• Индикация и печатание отчётной информации о финансовых операциях с клиентом.

Контрольно-кассовое устройство регистрирует финансовые сделки, что позволяет проконтролировать выручку за отдельно взятый период. ФНС РФ осуществляет контроль соблюдения законодательных требований по использованию ККТ. Если при проверке налоговым инспектором выявляются нарушения, предприниматель несёт за это административную ответственность.

Бизнесмены, независимо от вида и масштаба своего предприятия, должны применять кассовые устройства, если занимаются реализацией товара за наличный расчёт или с использованием банковских платёжных карт. Эти устройства должны входить в утверждённый реестр на государственном уровне, быть зарегистрированными и обслуживаться, как того требует порядок.

При подготовке отчёта в налоговую инспекцию используются данные, взятые с фискального регистратора ККМ.

Таблица: преимущества применения ККТ

Виды кассовых машин для ИП и ООО

Контрольно-кассовые машины бывают разных габаритов, от этого зависит их цена. Самой доступной считается мобильная ККМ, она относится к портативным устройствам. С нею легко справляться и иметь при себе кондукторам или продавцам маленьких торговых объектов.

Данные машины классифицируются следующим образом:

• электронный ККА;
• компьютерно-кассовая машина;
• электронный контрольно-кассовый аппарат.

ККА, внедряемые в комплексную систему автоматизации торгового процесса крупного предприятия, стоят недешево, в пределах нескольких десятков тысяч рублей. Конечно, этот факт не вызывает восхищения у бизнесменов.

Чтобы сэкономить средства, практикуется использование бывших в употреблении машин. В интернете есть немало сайтов, на которых представлено огромное количество предложений по цене, в несколько раз ниже, чем за новую машину. Подержанные кассовые аппараты можно также приобрести в сервисных центрах по их обслуживанию, причём это более безопасный способ, ведь здесь не предложат непроверенную или неисправную технику.

Можно ли ООО или ИП работать без ККТ

Желание предпринимателя обойтись без контрольно-кассового аппарата объясняется тем, что его использование требует дополнительных расходов и при нём невозможно утаить от налоговой службы ни одной копейки лишнего дохода. Однако нарушать требования не стоит.

Чтобы избежать ответственности за отсутствие аппарата, нужно точно знать, когда его необязательно применять:

• плательщикам ЕНВД;
• использование ООО бланков строгой отчётности при оказании услуг, входящих в Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН).

Закон разрешает пользоваться исключениями, когда ККМ не требуется:

• продажа печатной, канцелярской и полиграфической продукции, при условии, что периодика составит более половины оборота;
• реализация лотерей;
• при продаже ценных бумаг;
• услуги по вопросам питания школьников;
• торговля промышленной группой товаров;
• торговля на рынках, ярмарках;
• выносная торговля в мелкую розницу;
• продажа мороженого, безалкогольных напитков на розлив в ларьках;
• продажа из цистерн кваса и других напитков, а также живой рыбы, керосина для бытового применения;
• торговля овощами и бахчевыми культурами насыпом;
• продажа предметов, аксессуаров, полиграфии и литературы религиозного направления, осуществляемая в культовых заведениях;
• совершение религиозных обрядов (венчание, крещение и другие таинства);
• услуги на автосервисных предприятиях;
• торговля почтовой продукцией;
• торговля в труднодоступной местности;
• продажа лекарств в сельских ФАПах.

Парикмахерские, салоны красоты и туристические компании могут обслуживать клиентов без ККМ, вместо неё необходима чекопечатающая машина для выдачи нефискального чека.

Организация с ограниченной ответственностью, осуществляющая продажу по безналичному расчёту, не нуждается в ККМ.

ИП могут не использовать ККТ при тех же обстоятельствах, что и ООО. Кроме перечисленных выше исключений, также разрешается работать без ККМ нотариусам и адвокатам. Им следует использовать бланки строгой отчётности.

Применение ККМ для ООО и ИП при УСН

Если ООО работает по упрощённой системе налогообложения, это не освобождает его от обязательного применения ККТ. Исключениями могут быть только перечисленные выше случаи.

Аналогичный ответ и для ИП, работающих по УСН. Ко всем исключительным моментам для ООО прибавляется ещё один для ИП. Такой вид деятельности, как выращивание птицы в домашних условиях с последующей реализацией, не требует применение ККА.

Требования для ИП при ЕНВД

Индивидуальный предприниматель, работающий по системе единого налога на вменённый доход, освобождается от применения кассового аппарата. Это объясняется тем, что налоговой службе нет надобности контролировать размер выручки.

Если клиент потребует чек об оплате, предприниматель может выдать аналогичный документ, выписанный вручную. Некоторые применяют чекопечатающую машину, не оснащённую фискальным регистратором.

Если ИП работают по системе ЕНВД и другим видам налогообложения, то применение кассового прибора обязательно для той части деятельности, которая не входит в единый налог на вменённый доход.

ИП, работающий на патенте

Предприниматель, оплачивающий патент, не обязан использовать ККМ. К этой категории относятся бизнесмены, занятые в сфере бытовых услуг. Таким образом, предприниматель регулярно оплачивает налог с возможного дохода, независимо от реального размера. Налоговой инспекции нет необходимости контролировать его реальные доходы, ведь от этого не зависит сумма уплаченного налога за патент.

Если же бизнесмен совмещает разные виды деятельности, то для их осуществления может понадобиться кассовый аппарат.

Штрафы за отсутствие кассового аппарата

Отсутствие ККА является прямым нарушением ведения бухгалтерского учёта и статьи 14.5 КоАП РФ п. 2. Штрафные санкции для индивидуальных предпринимателей (ИП) — от 4000 до 6000 рублей, а для Обществ с ограниченной ответственностью (ООО) от 40000 до 60000 рублей.

Список нарушений, которые трактуются как отсутствие кассового аппарата:

• отсутствие официально зарегистрированного кассового аппарата в налоговой службе;
• не пробитие кассового чека при совершении покупки физическим или юридическим лицом;
• пробитие кассового чека, но невыдача его покупателю;
• применение незарегистрированного или неопломбированного кассового аппарата;
• реальная сумма покупки не соответствует обозначенной в кассовом чеке;
• кассовый аппарат не включён в список государственного реестра;
• отсутствие сведений о выручке с кассового аппарата в кассовой книге.

Регистрация кассового прибора и регламент кассы

После приобретения ККМ необходима регистрация в ФНС, её можно пройти самостоятельно или с помощью специалистов сервисного центра.

Перед регистрацией следует подготовить документы по приведённому ниже перечню.

• Регистрационное свидетельство ООО или ИП.
• Паспорт ИП или руководителя ООО.
• Технический паспорт кассового аппарата.
• Журнал кассира-оператора.
• Журнал учёта по форме КМ-8 (в нём фиксируются вызовы тех. специалистов и регистрируются факты выполненных работ).
• Договор с сервисным центром (в приложении копия свидетельства о его аккредитации).
• Контрольные пломбы.
• Учётные карточки.
• Заявление о регистрации ККМ.

На процедуру регистрации машины отводится 5 дней. Необходимо предоставить возможность инспектору ФНС осмотреть аппарат лично. Если это мобильный или обычный, но негромоздкий, его можно принести в инспекцию. Если это стационарная машина крупных размеров, нужно пригласить инспектора к месту его установки.

Первым шагом регистрации ККМ является его фискализация, после чего аппарат готов выполнять функцию учёта полученных за продажу товара денег. Эта процедура проводится в присутствии предпринимателя, представителя налоговой службы и специалист сервисного центра. Последовательность мероприятий приведена ниже.

• Введение названия и ИНН организации (осуществляет специалист сервисного центра).
• Налоговик вводит пароль, защищающий от взлома фискальный регистратор.
• Пломбировка ККА производится специалистом и вносится информация о её проведении в журнал обслуживания.
• Снимается Z-отчёт после введения пробной суммы.
• ККА присваивается регистрационный уникальный номер.
• Выдача налоговой службой регистрационной карточки через 1–2 дня после фискализации.
• Кассовый аппарат готов к работе.

Схема регистрации ККМ приведена на рисунке.

Суть применения ККМ

Использование ККТ влечёт за собой дополнительные денежные и временные затраты. Однако это устройство необходимо не только для усиления контроля со стороны органов ФНС. С его помощью можно чётко выстроить систему учёта за движением товаров и денежной массы. Кстати, кассовое устройство можно использовать, даже если этого не требуют контролирующие органы. Он окажет помощь предпринимателю в управлении многими процессами, упростит их и усовершенствует.

Преимущества использования ККТ очевидны. Перечислим их.

• Подведение итогов за любой период.
• Простота проведения инвентаризации.
• Выдача чека клиенту, на котором содержится важная информация о компании и товаре. Это своего рода реклама в миниатюре.
• Появляется возможность использовать дисконтные карты, проводить акции и применять другие мотивационные формы.
• При помощи ККА легко вести список клиентов, выделять постоянных.
• ККМ подключается к системе штрихкодов, электронным весам, компьютеру, принтеру.
• Упрощается и ускоряется обслуживание клиента.

Наличие кассового аппарата способствует проявлению доверия со стороны потребителя. Он спокоен и уверен, что сможет возвратить не понравившийся по каким-то причинам товар, стоит только предъявить фискальный чек. Главное назначение ККТ — поднять бизнес на более качественный уровень, чтобы соответствовать современным стандартам, и это станет существенным аргументом в условиях высокой конкуренции.